Организационные инструменты могут сделать больше, чем просто помочь вам не отвлекаться от работы. Я управляю всей своей жизнью в Notion, и это помогает мне быть в курсе практически всего. Notion — это комплексная система управления персональной информацией, которая позволяет эффективно организовывать задачи, проекты и заметки.
Быстрые ссылки
1. Страницы, посвященные всему, что требует организации
Мое первое правило при организации чего-либо в Notion — разделение элементов на страницы. У меня есть отдельные страницы для работы и личной жизни, а внутри них есть вложенные страницы для категоризации различных задач. Это позволяет мне применять лучшие практики управления личными проектами.
У меня есть отдельная страница финансового планирования со страницами, посвященными отслеживанию доходов, расходов, крупных покупок, сбережений и инвестиций. Это касается и работы. Как журналист, писатель и программист, я одновременно имею возможность развивать разные карьерные пути. Наличие отдельных страниц позволяет мне отслеживать разные типы работ по отдельности, что имеет решающее значение для повышения производительности.
В повторяющихся ситуациях, таких как планирование ежемесячных бюджетов, эта структура существенно экономит время. Вместо того чтобы просматривать банковские выписки, электронные письма, письма и громоздкие электронные таблицы, которые я использую для отслеживания крупных сумм денег, я могу аккуратно организовать все в Notion Pages. Это сокращает время, затрачиваемое на поиск информации.
Вам не обязательно это делать, и Notion прекрасно справляется с отслеживанием самых разных вещей на одной странице. Однако наличие такой иерархии вложенных страниц позволяет мне находить именно то, что я ищу, без необходимости прокручивать кучу нерелевантной информации. Это позволяет сосредоточиться на важных задачах и избежать отвлекающих факторов.
2. Контрольные списки для быстрых списков в Notion
Функция Notion «Блок списка дел» позволяет создавать сворачиваемые контрольные списки для быстрого составления списков дел. Список дел — это, как правило, первый шаг, когда мне нужно начать отслеживать что-то новое или вносить информацию в Notion.
Флажки в Notion обрабатываются так же, как и маркированные списки, поэтому в каждом элементе можно размещать вложенные флажки (или маркеры). Используя этот подход, я могу с легкостью четко определить свои задачи и любые требования, этапы или подзадачи в их рамках. Вы также можете устанавливать напоминания, а это значит, что если вы правильно используете эту функцию, вы можете заменить свое приложение для управления делами на Notion.
На большинстве моих страниц Notion есть как минимум какой-то контрольный список. Помимо отслеживания ежедневных дел, я использую эти контрольные списки для самых разных целей: от покупки продуктов до отслеживания книг, которые мне нужно прочитать, и отслеживания прогресса в обустройстве моего нового офиса.
Единственная функция, которую вы теряете по сравнению со специальным приложением для списка дел, — это возможность закрепить виджет со списком дел на главном экране телефона. Notion предлагает виджеты для Android, а виджет Page поможет вам быстро перейти на страницу, содержащую ваш список. Однако такие приложения, как Microsoft To-Do, предоставляют вам инструмент, позволяющий выбирать или добавлять новые задачи непосредственно с главного экрана, что обеспечивает более удобный интерфейс.
3. Базы данных для отслеживания работ и проектов
я Я использую базы данных Notion. Чтобы отслеживать практически все. Он позволяет создавать индивидуальные свойства, использовать формулы и поддерживать автоматизацию, облегчая жизнь. Базы данных Notion также могут синхронизироваться со сторонними приложениями, такими как Asana, Jira или GitHub, что упрощает отслеживание задач на разных платформах.
Каждый отдельный элемент в базе данных Notion представляет собой страницу, что означает, что вы можете организовать большой объем информации в одной таблице. Вы также можете создавать пользовательские представления для своих баз данных с определенными фильтрами и сортировками, чтобы легко категоризировать ваш контент. А если вам нужно связать данные между таблицами, функция связей Notion позаботится и об этом. Большие базы данных с большим количеством элементов или несколько баз данных на одной странице могут затруднить навигацию, поэтому настройка пользовательских представлений позволяет быстро находить нужную информацию, которую вы, возможно, не смогли бы увидеть сразу.
При настройке базы данных у вас есть возможность добавлять различные свойства базы данных к столбцам. Для баз данных доступно 21 различное свойство, включая все: от простого текста и чисел до формул и кнопок, которые запускают определенные автоматизации одним щелчком мыши. Вы даже можете загружать файлы и изображения в свои базы данных для удобства хранения.
Моя система отслеживания извлекает соответствующие задачи из Asana, как только они мне назначаются. После импорта я использую отдельные страницы для хранения исследований или заметок к статье, а также свои свойства отслеживания для разбиения сложных задач на более мелкие части.
Если у вас есть несколько баз данных, которые отслеживают задачи на разных страницах, вы можете преобразовать эти трекеры задач в базу данных задач. Все назначенные вам задачи появятся в этом разделе. Мои задачи На домашней странице Notion. Имейте в виду, что базы данных задач должны иметь свойство Положение дел و Мужское начало و срок оплаты, поэтому обязательно добавьте его, если вы еще этого не сделали.
Для полноценного использования баз данных вам необходимо перейти как минимум на подписку Notion Plus, но дополнительные функции стоят своих затрат. Учитывая, сколько времени мне экономит это приложение, Моя подписка Notion окупается каждый месяц..
4. Используйте цвета для обозначения статуса задачи в тексте.
Notion предлагает несколько основных параметров форматирования текста, включая жирный шрифт, курсив, подчеркивание и зачеркивание, а также цвета фона и текста. Если вам необходимо разработать быструю систему отслеживания, я предлагаю использовать цвета для обозначения статуса задач, что Эффективная стратегия управления задачами.
Одна из предыдущих систем управления задачами, которую я использовал, использовала цвета текста для отслеживания моих идей. Как только у меня был готов список дел с потенциальными идеями, я раскрасил текст разными цветами, чтобы обозначить прогресс по каждой идее. Этот метод помогает в Организуйте задачи Визуально.
Желтые задачи указывают на то, что редактор их просматривает, зеленые задачи указывают на то, что они одобрены, а красные задачи указывают на то, что они отклонены. Закончив писать статью, я могу просто отметить задачу и перейти к следующей. Этот простой метод улучшает Производительность задач.
Эта система не такая подробная, как моя текущая система управления статьями, которая построена с использованием баз данных. Но если вам поручили новый проект и у вас нет времени решать, как создать хорошо организованную систему отслеживания, цветной текст в вашем списке дел может сотворить чудеса. Это быстрое и эффективное решение для Отслеживание задач.
5. Интеграция с Google Календарем и Google Таблицами
Хотя Notion — универсальный инструмент, он не может делать всё. Вот тут-то и пригодится интеграция сторонних приложений. Множество интеграций Notion повышают производительность.Если определенная служба не поддерживается, вы всегда можете встроить веб-контент.
Мне очень нравятся базы данных Notion, но формулы Notion работают не так, как формулы Excel или Google Sheets. В таких случаях я создаю электронную таблицу Google Sheets и импортирую ее на соответствующую страницу Notion.
Просто скопируйте ссылку для общего доступа из Google Таблиц и вставьте ее в Notion с помощью блока. встраивать. Вы получите полнофункциональную электронную таблицу прямо на своей странице Notion с теми же функциями, что и в веб-приложении Google Таблицы.
То же самое относится и к Google Календарю. Будучи давним пользователем Android, я глубоко погружен в экосистему Google, поэтому переход на Notion Calendar для меня не очень практичен. Используя функцию встраивания, я могу добавить свой календарь на любую страницу Notion и отображать там все новые встречи или события, которые я добавляю из приложения «Календарь» на своем телефоне.
Notion — чрезвычайно мощный инструмент, особенно если учесть, насколько легко его настроить. Вам придется потратить некоторое время на изучение всех различных функций и блоков, но как только вы это сделаете, вы будете в курсе всего: от важных рабочих задач до тех свиданий, о которых вы забыли.
