Microsoft OneNote — это не просто приложение для заметок и систематизации идей, оно может превратиться в интегрированную систему для удобного управления ежедневным списком дел. Благодаря настраиваемым функциям вы можете отслеживать свои приоритеты, организовывать свои проекты и следить за тем, чтобы задачи выполнялись вовремя. В этой статье мы даем практические советы по использованию OneNote в качестве эффективного списка дел, который поможет вам организовать работу и повысить производительность.
Быстрые ссылки
1. Используйте сочетания клавиш, чтобы упростить работу со списками дел.
Тег списка дел добавляет флажок рядом с заметкой. Вы можете использовать его, чтобы отмечать ожидающие задачи и создавать персонализированный список дел, например списки дел и ежедневные задачи, которые необходимо выполнить. После этого снимите флажок. Процесс прост, и его проще использовать с помощью сочетаний клавиш.
Выберите заметку или текст заметки и нажмите Ctrl + 1 Чтобы добавить флажок (Команда + 1 на Маке). Вы можете добавлять различные теги в свой список дел, чтобы выделять важные элементы в заметке, добавлять контекстную информацию для ясности и получать эти задачи во время поиска. Например, нажмите Ctrl + 2 أو Команда + 2 Чтобы добавить звезду и Ctrl + 3 أو Команда + 3 Чтобы добавить вопросительный знак.
Также можно управлять иерархией списков и создавать подзадачи. Например, если вы выполняете сложный проект, вам могут потребоваться подсписки простых задач, которые нужно отметить до завершения всего проекта. Просто нажмите клавишу Tab Создать подзадачу; Чтобы переместить задачи вверх или вниз в списке дел, нажмите Alt + Shift + стрелка вверх или вниз.
2. Закрепите OneNote, чтобы лучше управлять списком дел.
В OneNote представление по умолчанию отлично подходит для создания заметок, добавления изображений, таблиц и т. д. Если вы создаете список дел, это представление неэффективно использует пространство экрана, и вы можете потерять фокус.
Стыковка — одна из многих Возможности OneNote Неизвестность, которую вы полюбите. Вы можете закрепить окно OneNote, чтобы оно отображалось поверх всех других приложений. Нажмите на вкладку «Вид» и выберите «Закрепить на рабочем столе».
Предупреждение: Эта функция доступна только для версии OneNote LTSC.
Когда вы работаете над задачей в другом приложении, вы можете быстро переключаться между двумя открытыми окнами, копировать и вставлять ссылки на свои задачи и многое другое.
Кроме того, вы можете использовать специальный ярлык на рабочем столе для запуска OneNote непосредственно в закрепленном режиме. Просто добавьте «/docked» в «ONENOTE.EXE». Путь будет выглядеть так:
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\ONENOTE.EXE" /dockedملاحظة: В зависимости от диска и папки, в которой установлен Microsoft Office 2016, возможно, вам придется изменить путь. Это может быть не то же самое место назначения для вас.
3. Вставьте свои файлы в OneNote.
Когда вы работаете над проектом, легко потерять представление о том, что вам нужно завершить или не забыть завершить проект. Вместо того, чтобы дублировать такую информацию в нескольких местах, вы можете перенести необходимые файлы прямо в OneNote.
В приложении OneNote для Windows поместите курсор рядом с задачей, которую вы хотите выполнить. Затем нажмите Вставить -> Файл. В появившемся диалоговом окне выберите, хотите ли вы вставить файл как вложение или загрузить его в OneDrive, а затем вставить его в OneNote как ссылку.
4. Создайте доску Канбан в OneNote.
Если вы совмещаете несколько задач и испытываете трудности с их приоритетностью, возможно, вы добьетесь успеха. Канбан-метод с тобой; Это одна из лучших японских методик повышения производительности. Вы можете разбить сложные задачи на более мелкие шаги и отобразить их визуально; Это поможет вам понять ход выполнения вашей задачи и определить возможности для улучшения.
Сначала создайте новую страницу и назовите ее «Моя доска» (или любое другое имя, которое вы легко узнаете). Мы создадим три таблицы и назовем их «Сделать», «На этой неделе» и «Архив».
- Для каждой таблицы создайте три столбца — «Проект», «Задача» и «Приоритет».
- Введите первый столбец, нажмите Tab и назовите следующий столбец. Повторяйте действия, пока не преобразуете его в таблицу.
- Составьте расписание так, чтобы оно имело для вас смысл.
- В каждой строке создайте задачу. Завершив задачу, переместите указатель мыши влево, чтобы открыть якорь.
- Щелкните и перетащите строку между таблицами.
Для более масштабных проектов я предлагаю Создайте канбан-доску в Trello. И другие инструменты управления проектами, такие как Asana и monday.com. В отличие от OneNote, вам не придется так много ручной работы, поэтому вы сможете создавать все быстрее.
5. Создайте общий список дел в OneNote.
После того как вы отметили несколько элементов на своих страницах OneNote, вам нужно будет использовать функцию поиска по тегам, чтобы получить обзор вашего списка дел. Откройте вкладку «Главная» и выберите Поиск тегов. Вновь созданная страница «Сводка по меткам» содержит все метки, перечисленные на панели «Сводка по меткам».
Если вы хотите просмотреть оставшиеся задачи, выберите Показать только невыбранные элементы. Для разделов, выбранных записных книжек или всех записных книжек щелкните стрелку раскрывающегося списка «Поиск» и выберите, где вы хотите искать теги.
6. Добавьте больше контекста в свой список дел
Контекст — это определенный набор условий, характеризующих ситуацию, в которой вы выполняете задачу. Когда вы добавляете контекст, это помогает вам лучше распределять ресурсы и направлять свои усилия, уменьшая потенциальную неэффективность или ошибки. OneNote позволяет добавлять контекст несколькими способами:
1. Свяжите свои страницы
Точно так же, как вы можете организовать свои заметки с помощью обратных ссылок, вы можете добавить больше контекста, ссылаясь на важные страницы в своем списке дел OneNote. Для этого просто необходимо создать страницы или связать их с существующими страницами.
- Перейдите на страницу, которую хотите скопировать.
- Щелкните правой кнопкой мыши (Windows) или коснитесь Контролировать И трекпад (на Mac). Когда появится окно раскрывающегося списка, выберите Скопируйте ссылку на страницу.
- Перейдите к другой заметке и выделите текст, к которому вы хотите добавить гиперссылку.
- Нажмите на Контроль + V (Windows) или Ctrl + V (на Маке).
- Вставьте ссылку и нажмите Ok.
2. Установите пункт «Запомнить позже»
Один из самых простых способов не забыть какой-либо пункт в списке дел — пометить его как «не забыть позже». При этом в списке дел будут выделены элементы, к которым вам необходимо вернуться.
Просто выберите вкладку «Главная», выделите текст и нажмите «Запомнить позже».
7. Попробуйте матрицу Эйзенхауэра
Если вы хотите решить, какие задачи вам следует расставить по приоритетам, вам следует составить списки дел, используя Матрица Эйзенхауэра. Это один из многих важных методов повышения производительности, которые необходимо знать. Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре части:
- сделай это: Для срочных задач.
- Примите решение: Для задач, не требующих времени.
- Авторизация: Дайте задание кому-нибудь другому.
- удалять: ненужные задачи, которые не приносят никакой пользы или не приносят никакой пользы — в некоторых матрицах Эйзенхауэра также называются «пороговыми».
Самый простой способ интегрировать матрицу Эйзенхауэра в OneNote — создать простую таблицу:
- Нажмите на вкладку «Вставка».
- Найдите Таблица.
- Выберите стол из квадратов 2х2.
- Нажмите на таблицу, когда будете готовы вставить ее в заметку. Затем начните записывать свои задачи в каждую ячейку.
Совет: Не волнуйтесь, если поначалу стол покажется маленьким; Он будет расширяться по мере того, как вы вводите больше в поля!
Нас часто увлекают системы повышения производительности и многообещающие функции некоторых приложений со списками дел. Если вы не будете осторожны, управление задачами может стать чрезмерно активной деятельностью и оправданием прокрастинации, поэтому стоит придерживаться простых правил. Хотя в OneNote отсутствуют функции управления задачами, это по-прежнему мощный инструмент. Вы можете сделать его идеальным приложением для составления списка дел. Вы можете просмотреть сейчас Как улучшить свой список дел, чтобы быть более эффективным.
